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【Book】仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

Kindleで読んだ本紹介 1冊目

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

平野友朗(著)
文響社 2017/3/15出版




Kindel Paperwhite を買って一番最初に読んだ本です。
使い方もよくわからずにKindleストアでビジネス書をザッと見して
一番目についたので購入してみました。

ここだけの話、
メールマーケティングの本かと思って買いました。

読んでみたら業務メールの本でした(笑)
サンプル等をしっかり確認したほうがいいですね。

自分が思っていた内容とは違いましたが
とっても良い本でしたよ。

簡単に紹介していきますね。



概要

Amazonの商品概要です。

仕事が速い人とそうではない人、その違いは一体どこにあるのか――? 
これまでに1万通を超えるビジネスメールを添削してきた著者が、
仕事が速い人が書くメールの共通点を徹底分析。

「目的」「ビジュアル」「返信しやすさ」「言葉」「処理時間の削減」の5つの観点から、
仕事をスピーディーに進めるためのメール術をわかりやすく解説。
本書のテクニックを応用すれば、定時退社も夢じゃない?





私自身、20代前半でオフィスワークは3年目くらいです。
そして4月に異動したのをきっかけに
外部とメールでやり取りする機会が増えました。

そういう点ではこの本を読んでとても良かったなと思います。






この本は

若いうちに、若手のうちに

読んだほうがいいと思います。

というのも、
私自身の経験ですが、
オフィスワークを始めたての頃、
周りは全員上司なわけです。

対面での会話ならまだしも、
チャットでの会話は、
文章を考えるのにとても時間がかかりました。


フランクなイメージのチャットでさえ
文章構成に時間がかかるのに、
もっと堅苦しい外部とのメール作成は
さらに時間がかかりました。

業務内容的に
クライアントや顧客に送るメールは無く、
代理店との会議予定や
サポートへの問い合わせメールなどの
比較的に作りやすいメールが多いのですが、

それでも1通あたり
上司への確認も含めて
30分以上かかることもありました。




こちら側がそこまで謙る必要のない
問い合わせメールでさえこんな時間がかかるのに
細心の注意が必要なクライアントへのメールは
さらに時間がかかることでしょう。

メール作成にかかる時間を短縮するには
とにかくメールを書いて慣れるしかないと思いますが、
若手のうちにこの本を読むことで、
慣れるまでの時間が短くなると思います。

しかし逆に、
メール作成に自信があるベテランの方が読んでも
参考になる項目があるかもしれません。


日常業務に欠かせないビジネスメールを
如何に時間をかけずに書くか。

1通作成に10分、1日あたり10通のやり取りをすると
1年間に433時間もメール作成に使ってることになります。

1通作成にかかる時間を半分の5分に短縮できると
年間で200時間以上の削減になります。

このように考えると効率的にメールを処理するのが
どれほど大事かわかりますよね。




メール作成を効率化するとはいえ
メールを雑に作ってはいけません。

具体的にどのような施策があるか、
ほんの少しだけ紹介すると、、、

定型文を用意しておく

堅苦しいビジネスメールでも、
大まかな構成は、人それぞれですが、決まっていると思います。

例えば文頭の挨拶

「いつもお世話になっております。
 株式会社●●の●●です。」

など、
これらを予測変換にあらかじめセットしておくんだとか。

「いつも」と「スペース」を打てばこの定型挨拶が出る

それだけで打つキーの数が
(私の場合)75個から7個へ減りました。

単純ですがとっても効率化できそうですよね。



相手の返信を予想する

返事を予想して先回りすることで、
無駄なメールを作らずに済みます。

例えば会議の予定を決めたいのであれば、
「会議をしませんか?」という問いかけと同時に
自分の都合を先に伝えます。

そうすると、、、


Before
自分:「会議しませんか?」
相手:「いいですよ、この日あいてます」
自分:「ではその日でお願いします」

After
自分:「会議しませんか?私この日が空いてます」
相手:「いいですよ」

このように1通送るメールが減らせます。

言いたいことはすごくわかりますが
自分は「提案」と「自分の都合」を
同時に伝えるとことに抵抗がありました。

すこし厚かましくないかと心配です。


ですが筆者曰く、

無駄なメールは自分の業務時間だけで無く、
相手の業務時間も無駄にしているので
スムーズにやりとりができるなら相手は喜ぶ

ごもっともだなと思いました(笑)






このような新人だからこそ勘違いしていることや
若いうちに知っておくべきことが
たくさん書かれている本でした。

間違って購入しましたが、
読んでよかったなと思います。



入社を控えている大学生
新入社員の方
ビジネスメールが苦手な方

とってもオススメな一冊です。

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KTHR(北原)

AMEXのステータス性に憧れてプラチナ審査に直撃。まさか通ってしまい大学生ながら500万円の与信をGET。仕入れでAMEXを切りまくり月商400万円規模の転売を経験。利益は米国インデックスに突っ込み資産形成。現在は転売以外にも様々な副業に挑戦中。転売・株式投資・仮想通貨・不動産運営・アフィリエイト・コンサル・カジノ。趣味はお金を使ってお金を増やすこと

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